Digitale Personalakte einführen – strukturiert und datenschutzkonform
Die digitale Personalakte ersetzt papierbasierte Akten durch eine strukturierte, zugriffsgeschützte digitale Lösung. Wir begleiten Sie von der Konzeption über die Migration bis zur Einführung – mit besonderem Augenmerk auf Datenschutz und Zugriffskonzepte.
Was bei der Einführung der digitalen Personalakte zu beachten ist
Dokumentenstruktur und Aktenaufbau
Wir entwickeln eine klare Struktur für die digitale Personalakte: Dokumentenarten, Kategorien, Benennungskonventionen und Ablagelogik – abgestimmt auf Ihre Prozesse und gesetzlichen Anforderungen.
Zugriffsrechte und Berechtigungskonzept
Wer darf welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder löschen? Ein strukturiertes Berechtigungskonzept schützt sensible Personaldaten und erfüllt datenschutzrechtliche Anforderungen.
Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
Personaldokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Wir entwickeln ein Löschkonzept, das gesetzliche Anforderungen erfüllt und automatisierte Löschprozesse ermöglicht.
Migration und Scanprozesse
Die Migration bestehender Papierakten in die digitale Personalakte erfordert strukturierte Scan- und Klassifizierungsprozesse. Wir begleiten Planung und Umsetzung der Migration.
Schnittstellen und Integration
Die digitale Personalakte sollte mit anderen HR-Systemen verbunden sein: Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, Recruiting-System. Wir analysieren Schnittstellenanforderungen und unterstützen bei der Integration.
Mitarbeitendenkommunikation
Die Einführung der digitalen Personalakte betrifft alle Mitarbeitenden. Wir unterstützen bei der Kommunikation, der Einbindung des Betriebsrats und der Schulung der HR-Mitarbeitenden.
Rechtlicher Hinweis: Die Einführung der digitalen Personalakte berührt datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Fragen. Diese Beratung gibt keine Rechtsauskunft. Für rechtliche Fragen – insbesondere zu Aufbewahrungsfristen, Betriebsvereinbarungen und Datenschutz – empfehlen wir die Einbindung von Datenschutz- und Rechtsfachleuten.
Bereit für den nächsten Schritt?
In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage und mögliche nächste Schritte.